Antall delegater per klubb iht vedtektene tilsendes klubbledere i god tid før påmeldingsfristen. Forbundsstyremedlemmer og valgte organisasjonssekretærer kommer i tillegg til klubbens delegater.

AU ha vedtatt at klubbene kan stille med en observatør per klubb. Klubbene dekker reise og opphold, SAFE dekker kost.
Program og sakspapirer med regnskap blir sendt ut i innen 21. mai 2024. Hver enkelt må printe disse ut selv, da det ikke blir utdelt sakspapirer på møtet.